Qu’est-ce qu’une signature électronique ? Guide complet du débutant

Si vous avez déjà signé un bail en ligne ou une offre d’emploi, si vous avez déjà accepté les conditions générales d’un contrat numérique, vous avez probablement déjà utilisé une signature électronique. Ces signatures permettent aux gens de remplir des documents officiels sans avoir besoin d’imprimer ou de scanner quoi que ce soit, ce qui en fait un outil utile pour les entreprises, la justice et le gouvernement.

Ce guide vous explique ce que sont les signatures électroniques, comment elles fonctionnent et leur base légale. Nous nous pencherons également sur les moments où les signatures électroniques sont nécessaires, comment choisir un outil de signature électronique et les avantages de l’utilisation de ces signatures dans votre vie personnelle et professionnelle.

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une signature électronique est une action en ligne qui atteste du fait que quelqu’un accepte le contenu d’un document. Elle peut inclure saisir un nom, signer, cliquer sur un bouton ou cocher une case. D’après le U.S. Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (E-Sign Act), on la définit comme un son, un symbole ou un processus électronique lié à un contrat ou un document et appliquée afin de le signer.

La plupart des plateformes de signature électronique modernes génèrent une piste de suivi détaillée, avec horodatage, adresses courriel et données d’IP pour aider à prouver l’identité du signataire et ses actions.

La différence entre une signature électronique et une signature numérique

Les gens confondent souvent les signatures électroniques et les signatures numériques mais elles sont différentes. Une signature électronique est un terme large qui fait référence à toute action électronique indiquant un accord. Une signature numérique, quant à elle, est un type précis de signature électronique qui utilise un cryptage et des certificats pour vérifier, identifier et verrouiller le document contre les modifications.

Quand on utilise une signature numérique, le logiciel crée une empreinte digitale unique du fichier. Si quelqu’un change ne serait-ce qu’un mot, cette empreinte digitale lâche. La signature numérique est également reliée au certificat qui vous a été assignés, comme un passeport numérique.

Pour les secteurs les plus régulés, comme la finance, la santé et la loi, les signatures numériques représentent une preuve plus solide que les signatures électroniques de base comme un nom saisi ou une case cochée. Ça vient du fait qu’elles relient l’identité du signataire au certificat cryptographique et scellent le document, ce qui rend les changements post signature immédiatement détectables.

Les plateformes comme DocuSign et Adobe Sign intègrent le certificat numérique du signataire au document final, qui vérifie l’identité du signataire et détecte les modifications éventuelles.

Est-ce que ma signature électronique doit ressembler à ma signature manuscrite ?

Pas du tout. Elle peut, mais ce n’est pas obligatoire. Que vous tapiez votre nom, cochiez une case ou dessiniez quelque chose qui évoque à peine votre vraie signature, ça compte quand même.

Comment fonctionnent les signatures électroniques ?

Les signatures peuvent être mise en place à différents niveaux de sécurité. Les signatures électroniques classiques priorisent la simplicité de la signature ainsi que des étapes minimes, ce qui en fait une bonne option pour les documents à haut volume et à risque bas. Les signatures numériques incluent des mesures cryptographiques supplémentaires qui vérifient l’identité du signataire et confirment l’intégrité du document.

Technologie de signature électronique classique

Avec une signature électronique classique, le but principal de la plateforme est de capturer l’intention du signataire rapidement. Le document, en général au format PDF ou HTML, est affichée sur une interface web ou une appli. Le signataire peut taper son nom, le dessiner avec sa souris ou un écran tactile, ou sélectionner une option comme « J’accepte ».

En arrière-plan, le système génère une piste de suivi qui enregistre quand le document a été signé, l’adresse email du signataire, son adresse IP et parfois, l’appareil utilisé. Certaines plateformes proposent des étapes supplémentaires comme une confirmation par courriel ou un code par SMS. Ces mesures aident à vérifier que la bonne personne a signé mais ne créent pas un lien cryptographique entre la signature et le document. Sans ce lien, les changements effectués au document après la signature ne sont pas automatiquement détectés.

Technologie des signatures numériques

Une signature numérique est une forme de signature électronique qui emploie la cryptographie pour relier l’identité du signataire au document. Il s’appuie sur les infrastructures de clés publiques ou public key infrastructure (PKI), où chaque signataire a deux clés : une clé privée qu’il contrôle et une clé publique utilisée par les autres pour vérifier la signature.

Les clés sont liées à un certificat numérique fourni par une autorité de certificat reconnue (CA), qui confirme l’identité du signataire. Le concept est similaire à la manière dont Pretty Good Privacy (PGP) protège les emails avec une clé de cryptage publique vérifiée.

Quand le signataire a terminé, la plateforme fait d’abord passer le document dans un algorithme de hachage comme Secure Hash Algorithm 256-bit (SHA-256), ce qui créé un code à longueur définie, unique au contenu du fichier. Ce code, qu’on appelle le hachage, est ensuite crypté avec la clé privée du signataire. Il devient la signature numérique. Si le document est modifié après la signature, même s’il s’agit d’un seul caractère, le nouveau hachage ne correspondra pas à l’original.

Pour vérifier l’authenticité, le système du destinataire utilise la clé publique du certificat du signataire pour décrypter la signature et révéler le hachage original. Il créer ensuite un nouveau hachage avec le document reçu et compare les deux. Si tout correspond, ça indique que le document n’a pas été modifié et que la signature est authentique.

Ce processus est également utilisé dans d’autres contextes de sécurité, comme les codes de vérifications avec une YubiKey pour s’assurer que le logiciel n’a pas été modifié avant sa sortie. Le processus entier dépend de l’authenticité du certificat CA.

Comment les documents sont signés électroniquement

Voici comment fonctionne la signature électronique en général :

1. Téléchargement du fichier : l’envoyeur télécharge le document (PDF, Word ou tout autre format compatible) sur la plateforme de signature.
2. Ajout des destinataires et envoi : l’envoyeur ajoute les destinataires, place les champs de signature, définit l’ordre de signature si nécessaire et envoie le document.
3. Dépôt de signature : chaque signataire entre sa signature en saisissant un nom, en dessinant sa signature ou en téléchargeant une image de signature. La plateforme enregistre une piste de suivi avec les événements et l’horodatage et peut enregistrer l’adresse email et IP du signataire.
4. Sécurisation du fichier : quand une signature basée sur certificat est utilisée, la plateforme intègre le certificat numérique du signataire et la preuve cryptographique pour que les destinataires puissent vérifier les identités et l’intégrité du document.
5. Verrouillage et fin : quand la signature numérique est appliquée, tous les changements effectués après la signature font échouer la vérification parce que la correspondance n’est pas parfaite.
6. Envoi des copies : tous les participants reçoivent la version finale, souvent accompagnée d’un certificat d’achèvement.

Est-ce que les signatures électroniques sont sécurisées ?

Ça dépend de la manière dont la plateforme traite la signature et du niveau d’assurance requis. Les signatures électroniques simples peuvent simplement confirmer qu’un document a été signé, tandis que les plus avancées utilisent un cryptage, un hachage et une PKI pour éviter les modifications et vérifier les identités.

Les vérifications d’identité vont des codes par email aux scans biométriques ou aux certificats numériques, selon ce qui est nécessaire pour la sécurité du processus.

Pour les documents sensibles, les plateformes sécurisées cryptent les fichiers et suivent les normes comme celle du International Organization for Standardization (ISO) 27001, une norme internationale de gestion de la sécurité des informations. Ces pratiques s’alignent à celles des principes de cybersécurité qui protègent les données.

Les types de signatures électroniques

Les signatures électroniques ont trois niveaux différents, selon la sécurité avec laquelle elles relient la signature au signataire et elles protègent le document des modifications.

Faible assurance

Les signatures électroniques simples ou Simple Electronic Signatures (SES) sont des signatures pour des utilisations informelles et à bas risque. Elles incluent des saisies de nom, des images de signature copiées ou un dessin sur écran tactile. Elles ne permettent pas de vérifier l’identité du signataire et manquent de fonctionnalités de sécurité intégrées. Les SES peuvent être juridiquement valides quand l’intention et le consentement sont clairs, mais représentent une preuve moins solide dans les désaccords et peuvent être plus faciles à mettre en cause comparées aux méthodes à assurance élevée.

Assurance élevée

Les signatures électroniques avancées ou Advanced Electronic Signatures (AES) incluent la vérification de l’identité et la détection des modifications. Le signataire est authentifié (souvent avec un certificat numérique, des identifiants de connexion ou un code à usage unique) et la signature est scellée avec un hachage cryptographique. Si le document est modifié après la signature, la vérification échoue. AES est une norme bien établie dans le milieu des affaires, de la finance et des accords légaux, quand un certain suivi est nécessaire.

Assurance élevée et régulée

Les signatures électroniques qualifiées ou Qualified Electronic Signatures (QES) répondent à des critères légaux stricts comme ceux mis en place par la régulation européenne Electronic Identification and Trust Services (eIDAS). L’identité du signataire est vérifiée lors d’un processus formel. Cette vérification peut se faire en personne ou à distance grâce à l’identification vidéo sécurisée et elle implique souvent la présentation d’un passeport ou d’une carte nationale d’identité.

Un certificat est ensuite délivré par un fournisseur approuvé et stocké dans un appareil sécurisé, comme une carte à puce ou un jeton d’appareil. Les QES offrent le meilleur niveau d’assurance légal et sont obligatoires pour certains documents.

Est-ce que les signatures électroniques ont-elles une valeur juridique ?

Dans la majorité des endroits, oui. Les signatures électroniques ont une valeur juridique aux USA, en U.E. et dans de nombreux autres pays, se certaines conditions clés sont réunies. Des lois comme le U.S. E-Sign Act, l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA), et l’aIDAS de l’U.E. indiquent clairement qu’une signature ne peut pas être considérée comme non valable juste à cause du fait qu’elle est électronique.

Ce qui rend une signature électronique valide juridiquement

Si les exigences exactes varient par juridiction, la plupart des lois relatives aux signatures électroniques (dont le U.S. E-Sign Act, l’UETA, et l’eIDAS en U.E.) sont similaires sur les éléments clés suivants :

• Intention de signer : la personne doit signer en connaissance de cause en sachant que sa signature est un signe d’accord.
• Consentement à la signature électronique : les deux parties doivent accepter l’utilisation de signatures électroniques. Dans de nombreux pays, le consentement doit être explicite.
• Relier la signature au document : la signature doit être intégrée au fichier ou verrouillée d’une manière qui prouve qu’ils sont liés. Si la signature est séparée, comme dans un email ou des logs externes, il est plus difficile de prouver qu’elle a été créée pour cette version spécifique du document.
• Rétention et accès : toutes les personnes qui ont signé doivent obtenir une copie de la version finale, exactement comme elle a été créée. Si la plateforme ne propose pas cette option ou si quelqu’un prétend ensuite ne jamais avoir vu le fichier signé, la valeur juridique de la signature est moins solide.
• Preuve d’intégrité : le document doit indiquer que rien n’a changé depuis la signature. On y parvient avec des alertes en cas de modifications, des sceaux numériques ou des hachages de fichier.

Est-ce que les signatures électroniques peuvent être utilisées dans un cadre juridique ?

Oui, et c’est souvent le cas. Les tribunaux ont besoin d’une preuve claire que le signataire est bien qui il prétend être, qu’il avait bien l’intention de signer et que le document n’a pas été altéré. Les signatures à assurance élevées peuvent représenter une meilleure preuve que les signatures manuscrites parce qu’elles contiennent des pistes d’audit, la vérification des identités et des sceaux anti-modification difficiles à reproduire ou à contester.

Voici ce que les preuves contiennent en général :

• Détails de l’authentification : il peut s’agir d’un identifiant de messagerie, d’une adresse IP, d’un code d’authentification à deux facteurs (2FA), ou d’un certificat numérique relié au signataire. Plus la méthode est précise et sécurisée, mieux c’est.
• Preuve d’intention : une action horodatée comme cliquer sur « J’accepte » ou « Signer le contrat » prouve l’intention. Certaines plateformes montrent aussi quand le signataire a parcouru le document avant la signature.
• Logs d’audit : ils contiennent une historique détaillée de chaque étape, comme l’ouverture du document, qui y a accédé, quel appareil a été utilisé et quand chaque signature a été effectuée.
• Marqueurs d’intégrité du fichier : il peut s’agir d’un panneau de signature PDF qui montre que le document n’a pas changé depuis la signature ou une valeur de hachage qui valide le contenu du document.

Où sont utilisées les signatures électroniques ?

Les signatures électroniques font désormais partie de la vie quotidienne dans de nombreuses industries. Voici quelques domaines où mes signatures électroniques sont fréquemment utilisées.

Finance et banques

Les banques et les assurances utilisent des signatures électroniques pour l’ouverture de comptes, les accords de crédits, les cartes bancaires et les changements de politiques. Les clients peuvent examiner et signer des documents en ligne en toute sécurité sans devoir se déplacer.

Les plateformes de signature électronique aident les institutions financières à répondre aux exigences, à protéger les données sensibles avec un cryptage et le contrôle des accès, et à automatiser les processus d’approbation, ce qui accélère ces processus tout en préservant leur authenticité et leur sécurité.

Ressources humaines et processus d’intégration

Pendant les embauches, les équipes de RH envoient des lettres d’embauche, des formulaires d’imposition, des AND et plus encore, souvent avant le premier jour de l’employé. Les signatures électroniques aident à faciliter le processus sans avoir besoin d’imprimer les documents. Elles permettent aussi de savoir facilement qui a signé ou ce qu’il manque.

Pour les changements de politiques et les promotions, les mêmes outils sont utilisés pour enregistrer la lecture ou l’approbation. Puisque les données RH sont souvent sensibles, des outils de signature électronique qui contrôlent l’accès ou restreignent les téléchargements sont souvent utilisés.

Gouvernements et services juridiques

Les gouvernements utilisent les signatures électroniques pour les services aux citoyens comme les impôts, les permis et les aides sociales. De nombreux tribunaux acceptent aussi les documents signés de manière électronique, comme les déclarations sous serment ou les requêtes, si elles sont en accord avec les lois en vigueur concernant les signatures électroniques et les règles du tribunal.

En pratique, de nombreuses firmes utilisent les signatures électroniques pour les contrats, les accords et les règlements. Si certains documents doivent être signés de manière manuscrite ou devant un notaire, la plupart des documents sont désormais traités de manière électronique. La piste d’audit est particulièrement utile en cas de désaccord.

Commerce et gestion de contrats

Dans le commerce, le timing est important. Pouvoir envoyer un contrat le jour même et le faire signer sans rencontrer les gens en personne fait une grosse différence. Les équipes commerciales connectent souvent des outils de signature à leur CRM, pour que le système puisse rapidement envoyer le document et le faire signer.

En ce qui concerne les contrats, les entreprises utilisent les mêmes outils pour envoyer des accords de vente ou mettre à jour les conditions des contrats de leurs partenaires. Au lieu de courir après les signatures, elles reçoivent une notification quand tout le monde a signé. Le système enregistre tout, y compris la version finale.

Comment choisir un outil de signature électronique

Il existe de nombreux outils de signature sur le marché. Voici comment en choisir un qui convient à vos besoins.

Sécurité et respect des normes

Vérifiez que le service crypte vos données, protège vos documents des altérations et répondent aux normes légales où vous vivez ou travaillez. Si vous travaillez dans une industrie régulée, cherchez un service qui répond aux normes ou aux lois pertinentes, comme l’eIDAS européen ou l’ISO 27001 pour la sécurité des informations.

Options d’authentification

Les outils simples vous permettent de vérifier les identités par email. Les outils plus avancés offrent des étapes supplémentaires comme des codes SMS, PIN ou des vérifications d’identité gouvernementales en personne ou en visio sécurisée. Utilisez ce qui convient le mieux au niveau de risque des documents envoyés. Vous ne devriez pas avoir besoin d’envoyer votre passeport pour commander un dîner mais pour des contrats importants, des mesures plus solides sont nécessaires.

Fonctionnalités des documents

Si vous envoyez régulièrement les mêmes formulaires, avoir un modèle vous permet de gagner du temps. Vous pouvez y ajouter des champs à remplir, définir un ordre de signature (la séquence de signature des destinataires), envoyer des rappels et savoir qui a signé. Certains outils permettent aux signataires de déléguer la tâche à quelqu’un d’autre. Choisissez les fonctionnalités qui correspondent à vos processus sans y ajouter d’étape non nécessaire.

Intégration et compatibilité

L’outil doit bien fonctionner avec le type de fichiers que vous utilisez et idéalement, se connecter au reste de vos logiciels comme vos emails, votre CRM ou votre stockage sur cloud. S’il ne s’intègre pas bien à vos processus, il vous fera perdre du temps en créant des étapes supplémentaires.

Simplicité d’utilisation

Les meilleures plateformes de signature électronique rendent le processus plus simple pour l’envoyeur et le destinataire. Le destinataire doit pouvoir ouvrir le document, remplir les champs nécessaires et signer sans étapes inutiles. Des instructions claires à l’écran et un accès adapté aux mobiles aident à éviter les retards, surtout quand plusieurs personnes sont impliquées.

Tarifs et flexibilité

Certaines plateformes ont une version gratuite mais elle est en général très limitée sur le nombre de documents que vous pouvez envoyer et les fonctionnalités proposées. Les abonnements payants sont une meilleure option pour une utilisation fréquente et coûtent en général entre 12 et 35 € par utilisateur et par mois. Faites attention aux limites de documents et aux frais supplémentaires, comme l’envoi de SMS ou la vérification de l’identité du destinataire.

Si vous intégrez le service à votre propre application, vérifiez les limites de l’appel d’API. Un appel d’API est la requête que fait votre système à la plateforme de signature, comme l’envoi d’un document pour signature ou une demande de statut. Certains fournisseurs facturent des frais supplémentaires si vous dépassez votre quantité mensuelle d’appels. Si vous voulez passer à une version supérieure, testez la version gratuite pour savoir si les tarifs et les limites conviennent à vos besoins.

Les plus gros avantages de l’utilisation d’une signature électronique

Passer aux signatures électroniques offre les avantages suivants :

Délais plus courts

Vous envoyez un document, la personne le signe sur son téléphone ou son ordinateur et c’est fini. Que vous effectuiez une vente, engagiez quelqu’un ou receviez des accords, les signatures électroniques éliminent les frictions : les gens peuvent signer de n’importe où, ce qui accélère les décisions.

Coûts moins élevés

Les signatures manuscrites sur papier ont un prix : l’impression, l’encre, l’envoi, les frais de transports ainsi que des heures de travail administratif. Les signatures électroniques éliminent la plupart de ces frais. Le temps gagné peut servir à d’autres tâches importantes. Et si les logiciels de signature ne sont pas gratuits, l’argent et les ressources économisées justifient largement le prix pour la majorité des entreprises.

Meilleur respect des normes et suivi d’audit

Les signatures électroniques rendent le suivi simple puisque toutes les actions sont enregistrées automatiquement. C’est un gros avantage dans les industries régulées comme la santé ou la finance. Certaines plateformes offrent des champs obligatoires, des sceaux anti-altération et des rappels automatiques pour le respect des normes. Si vous avez besoin de prouver qui a signé quoi, les suivis d’audit sont là.

Processus commercial écologique

Moins d’impression signifie moins de ressources utilisées. Les signatures électroniques permettent d’économiser du papier, des enveloppes et des émissions carbones à cause de l’expédition. Pour les entreprises qui investissent dans le durable, c’est un sacré avantage. Certaines plateformes vous indiquent même le nombre de pages ou d’émissions carbones économisées, informations que vous pouvez partager avec vos clients. C’est un petit pas vers la transition écologique.